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O reconhecimento no trabalho é um desejo de todo profissional. Consegui-lo, porém, exige um conjunto de esforços. Afinal, os clientes têm pressa, não abrem mão da qualidade e querem bons preços. Portanto, é fundamental aprender a fazer melhor, com menos recursos e mais rapidamente.

Justamente para preencher essa lacuna surgiu o Business Process Management (BPM). Você já ouviu falar desse termo? Ele significa Gestão de Processos no Negócio — um estilo de administrar que visa alcançar o máximo possível de perfeição.

Com o BPM, uma indústria consegue lucrar mais, reduzir os custos e manter produtos e serviços em alto padrão. Quer saber mais sobre o BPM? Então confira a seguir algumas informações a respeito desse assunto.

• Entenda o conceito de BPM:

O Business Process Management é uma linha de gestão flexível elaborada para entregar um padrão às operações corporativas, principalmente àquelas que têm fluxos de trabalho complexos. Nessa metodologia, é incluído um tratamento diferenciado para a estruturação do sistema produtivo, das vendas, das compras, dos recursos humanos, do arquivamento de dados etc. Tudo é moldado em função da demanda, isto é, dos clientes.

Como o comportamento dos consumidores e do mercado muda a todo momento, principalmente na questão da transformação digital, a forma de ordenar os processos também deve ser maleável. Em outras palavras, o BPM esculpe os mecanismos corporativos em função das necessidades do negócio. Se essas demandas se modificarem, ele oferece à empresa condições para ela se readaptar. Devido a essas características, esse estilo administrativo tem contribuído para que muitas indústrias conquistem uma gestão de sucesso.

• Descubra como o BPM funciona:

Na prática, o Business Process Management, ou BPM, aumenta a habilidade administrativa de um empreendimento. Existem diversas outras técnicas que também fazem isso, mas o BPM se destaca por duas razões: ele une uma gestão de alto nível à tecnologia de informação.

Desse modo, essa linha de direção funciona fornecendo avaliação de sistemas, aperfeiçoamento de tarefas, detecção de gargalos, definição de novas estratégias, automação, desenhos de novos processos, entre outras medidas.

Como resultado da adesão a essa vertente, os líderes também costumam ter ganhos significativos. Afinal, os gestores erram menos e trazem mais dividendos às organizações. Assim, esses profissionais têm mais chances de crescer na carreira, uma vez que apresentam um trabalho muito melhor.

• Saiba por que ele é importante:

Como já dissemos, a economia está cada vez mais inconstante. Novos nichos surgem, enquanto outros desaparecem. Por isso, manter-se na liderança por longos períodos requer a melhoria contínua dos processos — em conformidade com o ramo de atuação, que pode sofrer alterações a qualquer momento.

Nesse cenário, ganha protagonismo a qualidade. E quem consegue entregar o melhor produto, com bom custo-benefício e sem problemas para repor os estoques, vencerá essa disputa.

Isso inclui produzir levando em consideração fatores que estão fora de uma fábrica ou de uma rede de lojas. Por exemplo: é importante saber o que os seus concorrentes estão fazendo. É necessário, ainda, observar as oscilações de demanda. Ao menor sinal de incongruência, a empresa deve enfrentá-la com agilidade.

Para tanto, será preciso interferir em jornadas de trabalho, em equipamentos, em matérias-primas etc. Com o BPM, as organizações ganham elasticidade em suas operações. Em alguns casos, é algo que pode aumentar os lucros. Em outros, no entanto, pode ser a saída para a sobrevivência.

Assim, o BPM coloca as companhias adeptas ao seu sistema em um patamar bastante privilegiado em relação às empresas de gestão clássica. O gerenciamento hierárquico tradicional é lento e burocrático. Por isso, ele demora mais, tanto para perceber os problemas como para reagir a eles. A mesma incapacidade é comum na detecção de novas chances.

Enquanto isso, nas organizações com Business Process Management, a melhoria contínua está sempre engrenada. Desse modo, o negócio fica mais veloz em sua habilidade de se transformar. Além de modelar todos os processos, as atividades dos colaboradores recebem padronização.

• Veja os detalhes da implementação:

Frequentemente, as empresas convencionais sofrem com problemas de má administração que todos já conhecem: falta de comunicação, opiniões divergentes, falhas nos processos etc. Diante disso, as organizações partem para uma padronização dos processos.

Acontece que, em boa parte dos casos, essa modelagem é feita de forma setorial. Desse modo, os setores se tornam ilhas, isto é, ficam isolados. Até são verificadas melhorias, mas elas se restringem às suas respectivas áreas.

No BPM, é feita uma preparação para que ele seja instalado com aderência às atividades em andamento. Além disso, ele promove a conexão entre as partes. Nesse planejamento, também entra um bom trabalho de engajamento dos trabalhadores. Se os funcionários assumirem uma posição contrária ao projeto, ele não terá êxito.

Mas não é só isso. Os profissionais podem até apreciar a ideia, mas se estiverem incapacitados para as modificações, também haverá problemas. Por essa razão, a adesão do time é um dos principais desafios da liderança nessa empreitada.

Confira a seguir alguns dos principais eixos do Business Process Management!

• Mapeamento:

Primeiramente, é feita uma varredura na forma de trabalhar. Em seguida, o BPM transforma tudo o que foi colhido em arquivos documentados e dispostos de forma coerente, com fácil visualização. Veja algumas etapas:

- Descrição dos processos atuais;

- Envolvimento e treinamento de pessoas para a construção colaborativa da transformação;

- Apontamento de falhas e gargalos;

- Proposta de melhorias;

- Escolha de prioridades;

- Seleção de atividades que passarão pela automação;

- Acompanhamento sistêmico dos processos.

• Padronização:

Institui um modelo a ser usado como referência por todos. Cada pessoa entenderá o que é esperado dela no processo, ainda que haja milhares de colaboradores. Veja algumas vantagens desse nivelamento:

- Permite fazer previsões com base em erros e acertos do passado;

- Reduz a instabilidade do sistema e de erros;

- Atende à legislação e normas regulamentadoras;

- Atribui responsáveis a tarefas que estão no famoso empurra-empurra entre departamentos;

- Aperfeiçoa resultados.

• Melhoria:

Também chamada de Business Process Improvement (BPI), a melhoria de processos faz a correção das atividades organizacionais. Observe alguns itens que a compõem:

- Definição de uma sequência mais lógica para a ordem em que as tarefas serão realizadas;

- Preparação técnica do time e da infraestrutura;

- Redesenho operacional;

- Aplicação de benfeitorias.

• Otimização:

A Otimização de Processos (Process Optimization) permite ampliar a capacidade do sistema de forma segura e eficiente. O negócio cresce, mas continua a funcionar com o mesmo nível de excelência. Veja alguns benefícios:

- Atendimento pleno da demanda;

- Menos gastos com mão de obra;

- Queda nas inconformidades;

- Maior número de produtos por hora;

- Aumento da qualidade das mercadorias;

- Crescimento da capacidade de inovação.

• Conheça os benefícios do Business Process Management:

O BPM proporciona às empresas mais versatilidade em congruência completa com a tecnologia e a inovação. Isso inclui recursos humanos, equipe de vendas, linha produtiva, armazenamento de arquivos, buscas por fontes externas de informação etc.

Falamos de alguns ganhos específicos e parciais dessa linha de gestão. As vantagens desse estilo de gerenciar são:

- Todas as fases do funcionamento são monitoradas de forma mais clara e precisa;

- Maior controle;

- Ampliação da produtividade;

- Redução nas despesas;

- Automação de operações;

- Produção de informação valiosa sobre os procedimentos.

Como você já deve ter percebido, o Business Process Management é muito poderoso e pode fazer toda a diferença no sucesso de uma organização. Da mesma forma, ele pode ser um instrumento decisivo para as carreiras individuais.

Um abraço para todos.

José Luiz Castilho - Diretor Presidente da Resulta Consultoria Empresarial.

Fonte: Blog Impacta. "O que é Business Process Management (BPM) e quais são as suas aplicações?". CC BY-SA 3.0

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